Les documents à fournir pour un dossier d’appel d’offres dans le bâtiment

Qu’est ce qu’un appel d’offres ?

Un appel d’offres est un document publié par un acheteur public ou privé, afin de trouver des prestataires pour la réalisation d’un projet. Lors de cette procédure, le déposant de l’appel d’offres pourra communiquer ses attentes et ses exigences.

Nous pouvons retrouver des appels d’offres dans tous les domaines : logistique, informatique, construction, BTP (Bâtiment Travaux Publics), énergie… Il faut savoir qu’il existe plusieurs types d’appels d’offres.

L’appel d’offre doit permettre au candidat de faire un devis. Pour ce faire, il lui suffit de prendre en compte les informations fournies par le déposant de l’appel d’offres.

Il est donc primordial que l’acheteur fournisse l’ensemble des documents nécessaires à la rédaction d’un devis répondant à ses besoins.

Que trouve t’on dans un avis d’appel d’offre ?

Les informations figurant dans un avis de marché peuvent être très variées : matériaux à utiliser, quantités à utiliser, équipements à installer, etc.

Lors du dépôt d’un appel d’offres, le maître d’œuvre doit définir une durée de validité et une date limite d’envoi des offres. Il a également la possibilité de définir un nombre maximum de candidats retenus pour le dépôt des offres. 

Les appels d’offres sont généralement divisés en plusieurs lots. Ainsi, chaque lot peut être attribué à un prestataire différent.

Une fois le lot attribué, le prestataire doit respecter les dates limites fixées dans le cahier des charges.

Les concurrents peuvent effectuer des modifications à leurs offres jusqu’à la date limite indiquée.

Le commanditaire doit légalement fournir les informations suivantes :

  • Son nom et son l’adresse
  • L’objet de l’appel d’offres ;
  • Le contenu des prestations attendues ;
  • Les conditions de validité ;
  • La durée prévue pour la remise des offres ;
  • La date d’ouverture des offres ;
  • Les renseignements relatifs aux critères de sélection des candidats.

Les variantes d’un appel d’offres

Les entreprises répondantes peuvent fournir une variante de l’offre, c’est-à-dire qu’elles peuvent proposer un procédé différent de ce qui est prévu dans le CCTP (Cahier des clauses techniques particulières), du moment que cela répond à une réalisation conforme de l’ouvrage demandé par le maître d’œuvre .

Si des variantes ont été proposées lors du dépôt de l’appel d’offres, le déposant pourra les retenir une fois l’appel d’offres clos.

Quelles conditions de validité doivent être respectées ?

Pour le commanditaire

L’appel d’offres doit être annoncé par voie de presse (ou un autre moyen adapté) et affiché sur un site Internet dédié.

Pour l’entreprise candidate

Comme précisé ci-dessus, le déposant peut stipuler une durée maximale pour la remise des offres. Il peut également imposer des dates limites pour la présentation des offres, et notamment à l’issue d’une phase de consultation préalable.

Quelles conditions financières doivent être respectées ?

La rémunération du prestataire doit être incluse dans le prix de l’appel d’offres. Elle doit être déterminée comme suit :

  • Une rémunération au forfait, c’est-à-dire qui s’applique si le prestataire remplit le contrat comme convenu ;
  • Une rémunération au résultat, c’est-à-dire qui s’applique si le prestataire remplit le contrat comme convenu et démontre qu’il a atteint des résultats particuliers.

Quels documents dois-je fournir au commanditaire dans le cadre d’un appel d’offres ?

Dans le cadre d’un dossier de réponse à un appel d’offres, plusieurs documents sont à fournir. Pour vous aider, nous vous avons préparé une liste non exhaustive de documents qu’il n’est pas rare de rencontrer durant cette étape d’un projet de construction :

  • L’avis de marché
  • Le CCAG (Cahier des clauses administratives générales) et le CCTG (Cahier des clauses techniques générales).
  • Le CCAP (Cahier des clauses administratives particulières) et le CCTP (Cahier des clauses techniques particulières)
  • Un acte d’engagement.
  • Un BPU (Bordereau de prix).
  • Le DCE (Dossier de consultation des entreprises) pour le marché public
  • Une DPGF (Décomposition du prix global et forfaitaire).

Le bordereau de prix doit être fourni au commanditaire par le déposant dans la limite de quinze jours après la date d’ouverture des offres. Le bordereau de prix doit contenir au moins les informations suivantes :

  • La description du ou des lots ;
  • L’état du marché ;
  • Les prix pratiqués à l’étranger ;
  • Les prix pratiqués en France ;
  • Les différentes taxes et cotisations ;
  • Les prix unitaires ;
  • Les prix, les délais et les conditions de paiement.

Comment saurais-je si j’ai été retenu par le commanditaire ?

Pendant la procédure d’appel d’offres, vous recevez un courrier du commanditaire vous demandant de lui transmettre toutes informations sur la mise en œuvre du projet d’aménagement dans lequel vous êtes engagé.

Il est important de répondre rapidement à ce courrier. Il faut donc que tous les intervenants soient prêts à répondre à cette demande.

Le commanditaire peut vous demander de lui fournir des documents pour appuyer votre réponse.

Il est aussi possible que l’acheteur vous demande de lui remettre vos tarifs en fonction du projet de construction.

L’exception d’irrecevabilité pour un appel d’offres

Il peut être décidé d’exclure une entreprise candidate ou une offre déposée, dès lors qu’elle ne répond pas aux spécifications techniques requises.

Toutefois, l’exception d’irrecevabilité doit être motivée et consignée dans un procès-verbal. Ce procès-verbal doit être signé par chacun des membres du jury de sélection.

Dans le cas où l’offre d’un candidat est jugée irrégulière, on peut refuser de lui adjuger le marché.

Dans ce cas, le commanditaire doit informer le candidat par courrier recommandé avec accusé de réception de cette décision.

Être accompagné pour constituer sa réponse à un appel d’offres

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La préparation de votre Dossier de Consultation des Entreprises (DCE)  peut être une tâche qui peut se montrer assez chronophage et redondante.. 

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Vous avez des questions ou des besoins spécifiques ? Vous pouvez contacter un de nos conseillers directement par mail, téléphone ou en remplissant notre formulaire de contact. Nous serons ravis de répondre à vos questions. N’hésitez pas à consulter notre page de foire aux questions, vous y trouverez diverses réponses.

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